Il s’agit d’un outil de mise en relief de données qui vous permet d’effectuer sur la feuille excel le formatage d’une formule, quel que soit le contenu d’une cellule. En effet, la mise en forme conditionnelle (MFC) peut être exploitée dans différents domaines pour le traitement de tout type de données (chaînes de caractère, contenu numérique, logique). Dans cette optique, vous avez la possibilité de recourir à des MFC prédéfinies déjà disponibles en y accédant via les options « Style » de l’onglet Accueil. D’autre part, vous avez la liberté de créer des MFC personnalisées en passant par les boutons dédiés à la « nouvelle règle » et d’effacer les règles existantes. Le cas échéant, vous pouvez notamment procéder à des modifications de règle, en fonction des résultats que vous souhaitez obtenir.
Spécificités de la mise en forme conditionnelle prédéfinie
Dans la pratique, l’application de la MFC s’exécute d’une manière très simple, car il vous suffit de remplir une boîte de dialogue prévue à cet effet, en précisant :
- La valeur que vous souhaitez choisir,
- La mise en forme que vous aimeriez obtenir.
Pour ce faire, vous avez la possibilité de sélectionner une mise en forme parmi un large choix d’options en exécutant différentes règles faciles et rapides à appliquer.
Surbrillance des cellules
Il s’agit d’une fonction qui vous permet de mettre particulièrement en évidence des cellules lorsque leur contenu fera l’objet d’une comparaison avec d’autres valeurs présélectionnées spécialement. A titre d’exemple, parmi une plage de cellules de données, il est possible de mettre en relief les contenus ayant une valeur supérieure à 500.
Valeurs plus ou moins élevées
Cette catégorie est particulièrement utile si vous envisagez de faire une mise en relief en tenant compte de l’ensemble des valeurs situées dans une plage de cellules de données. Par exemple, vous pouvez éventuellement donner une couleur verte à toutes les cellules dont le contenu correspond à une valeur supérieure à la moyenne arithmétique.
Critères des nuances de couleurs
En ayant recours à la MFC, vous pouvez aussi obtenir une visualisation diférente de vos données à l’intérieur d’une plage de cellules, grâce à l’utilisation de couleurs dégradées. Dans cette optique, pour mettre en relief ces cellules, votre critère de sélection se fera en fonction de la distribution de leurs valeurs.
A titre d’illustration, vous pouvez insérer des nuances de couleur dans votre tableau de données, pour mieux distinguer les différentes valeurs. Ainsi, le résultat vous permettrait d’obtenir le visuel suivant :
- Un fond vert plus ou moins foncé pour les valeurs supérieures à la moyenne,
- Un fond vert plus foncé pour les données des valeurs les plus élevées,
- Un fond plus ou moins rouge pour les valeurs considérées comme étant faibles,
- Un fond rouge plus foncé pour les valeurs d’une grande faiblesse.
Exploitation de la barre de données
L’utilisation de ce type de MFC consiste à affecter une barre de données correspondant proportionnellement à la valeur enregistrée dans chaque cellule. Pour ce faire, vous pouvez choisir une nuance de couleur de votre choix en vue de distinguer la barre de données équivalente à la valeur numérique des contenus dans la cellule.
Série de jeux d’icônes
En misant sur cette catégorie, vous avez la possibilité d’utiliser l’affectation d’une icône significative au niveau de chaque cellule en vue d’indiquer la situation de chaque valeur. En effet, cette option permet d’illustrer de façon précise la position d’une valeur par rapport à l’ensemble des contenus présentés sur une plage de cellules de données. Ainsi, vous pouvez choisir une icône différente pour chaque cellule, afin de démontrer expressément si la valeur est en hausse, en baisse ou plutôt proche de la moyenne.
Caractéristiques propres à la mise en forme conditionnelle personnalisée
Pour accéder à la MFC personnalisée, vous cliquez sur la « mise en forme conditionnelle », puis sur « nouvelle forme ». Par la suite, vous verrez apparaître une boîte de dialogue qui déroule une sélection de type de règles dans lesquelles vous pouvez choisir l’option qui vous convient. Ainsi, vous aurez la liberté de cocher les formules de formatage que vous souhaitez obtenir et retenir votre préférence parmi les types de règles applicables.
Mise en forme particulière basée sur des données précises
Cette règle se base sur la mise en forme d’une cellule uniquement en fonction de son contenu. Il sera indiqué de manière précise en conséquence. Il peut s’agir entre autres de données telles que :
- le contenu vide,
- le texte spécifique,
- l’erreur,
- la date…
Mise en forme basée sur la valeur
Cette option vous offre concrètement la possibilité de mettre en forme une cellule de manière spécifique en fonction de sa valeur. De ce fait, la mise en forme appliquée au niveau de chaque cellule subira une modification systématiquement au fur et à mesure du changement de son contenu.
Mise en forme selon le résultat obtenu
Cette règle se distingue par l’utilisation d’une formule, afin de déterminer quelle sera la forme « ok » selon les résultats qui s’affichent. Il s’agit d’une suite logique qui validera le résultat en indiquant s’il est VRAI ou FAUX, avant de procéder à l’application de la mise en forme adéquate.
Mise en forme spéciales sur les valeurs indiquées
Cette règle se base sur la mise en forme requise en se référant uniquement au contenu de chaque cellule, tel que :
- les valeurs extrêmes faisant partie des premières ou des dernières données ;
- la position de chaque cellule comparée à la moyenne, en considérant exclusivement les valeurs situées au-dessus ou en-dessous ;
- l’existence de valeur unique ou des doublons.
Mise en forme en référence aux autres cellules
Pour faire simple, il s’agit d’exécuter une MFC à une ou plusieurs cellules selon leur contenu, grâce à l’utilisation de formules spécifiques définies au préalable. De façon explicite, les mises en relief d’une cellule ne s’appliquent que si les conditions se référant au contenu d’une autre cellule ne sont pas remplies. Dans cette optique, vous serez amené à établir différentes règles qui seront par la suite prises en considération pour la mise en forme d’une autre cellule dans le même classeur.
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